Executive Assistant

Du hältst einem kleinen, ambitionierten Team den Rücken frei. Und ein Team aus KI-Agenten hilft dir dabei.

Teilzeit 50%, Sofort oder nach Vereinbarung.

Zürich, Schweiz

Jobs

Über die Rolle

Deine Aufgaben

Dein Verantwortungsbereich ist breit. Keine zwei Wochen sehen gleich aus.

•Anlaufstelle für das Team: Wer eine Frage hat, kommt zuerst zu dir — sei es zur Spesenabrechnung, zum nächsten Teamanlass oder zum Mutterschaftsurlaub. Du nimmst Anliegen auf, findest Antworten oder leitest weiter. Nach aussen bist du die erste Stimme für Bewerberinnen, Lieferanten und Partner.
•Finance & Buchhaltung: Lieferantenrechnungen erfassen und verbuchen, Kreditkartenabrechnungen verbuchen, Banktransaktionen abgleichen, Monatsabschluss vorbereiten. Du arbeitest mit Bexio und koordinierst dich mit unserer externen Treuhänderin für Lohn, Jahresrevision, arbeitsrechtliche oder steuerrechtliche Fragen.
•HR & Personaladministration: Eintritte und Austritte betreuen, Recruiting koordinieren, Abwesenheiten und Feriensaldi pflegen, Mitarbeitergespräche vorbereiten. Du verwaltest unsere Versicherungen (BVG, UVG/KTG) und bist Ansprechperson für alles rund um Sozialleistungen.
•Office & Organisation: Mails beantworten, Büromaterial und Verpflegung organisieren, Events planen — vom monatlichen Hands-on Workshop bis zum jährlichen Schneewochenende. Du sorgst dafür, dass unser Büro ein Ort ist, an dem man gerne arbeitet.
•Reporting & KPIs: Monatlich Finanz- und HR-Kennzahlen aufbereiten. Die Geschäftsleitung verlässt sich auf deine Zahlen.
•IT & Lizenzen: Tool-Lizenzen verwalten, Arbeitsplätze einrichten, Hardware-Beschaffungen koordinieren.
•Projekte & Sales-Support: Meetings koordinieren, Vorlagen pflegen, quartalsweise Supportrechnungen erstellen.

Wie KI deine Arbeit verändert

Viele dieser Aufgaben werden bei uns durch KI-Agenten vorbereitet: E-Mails werden vorklassifiziert, Rechnungen vorerfasst, Termine vorgeschlagen. Du reviewst die Vorschläge, gibst Freigaben und greifst ein, wo menschliches Urteilsvermögen gefragt ist. Deine Aufgabe ist nicht, Routinearbeit abzuarbeiten — sondern die Prozesse zu verstehen und stetig zu verbessern. Wenn etwas effizienter geht, findest du den Weg. Wie das bei uns aussieht, kannst du nachlesen, bevor du dich bewirbst: Agentic Development beschreibt, wie wir mit Agenten arbeiten — und Technologie zeigt, wo wir KI einsetzen und wo ausdrücklich nicht.

So sieht die Arbeit aus

Vier Situationen aus dem Alltag dieser Rolle. Wenn du hier weisst, wo du anfangen würdest, passt es.

•Der Monatsabschluss steht an. Ein Agent hat die Lieferantenrechnungen in Bexio vorerfasst — bei drei stimmt die Kostenstelle nicht, und bei einer fehlt die Mehrwertsteuer. Du findest die drei, nicht der Agent.
•Eine Kollegin meldet Mutterschaftsurlaub an. Du klärst mit der Treuhänderin die Lohnfortzahlung, meldest es der BVG-Sammelstiftung, passt den Feriensaldo an und sagst der Projektleitung, wann sie planen muss — in dieser Reihenfolge, ohne dass jemand nachfragt.
•Das Schneewochenende ist in fünf Wochen. Vierzehn Leute, drei Ernährungsvorlieben, eine Unterkunft, die noch nicht bestätigt hat. Du entscheidest, wann du nachhakst und wann du umbuchst.
•Die Geschäftsleitung braucht die Monatszahlen bis Freitag. Eine Kennzahl sieht auffällig aus. Du lieferst sie nicht kommentarlos, sondern gehst der Abweichung zuerst nach.

Das bringst du mit

Alle fünf müssen zutreffen. Wer eine davon nicht erfüllt, bekommt von uns eine Absage — das ist keine Wunschliste.

•Kaufmännische Grundbildung und drei Jahre in einer vergleichbaren Rolle.
•Eine wiederkehrende Aufgabe an ein KI-Werkzeug abgegeben. Im Gespräch fragen wir, was dabei schiefging und wie du es gemerkt hast. «Ich habe ChatGPT ausprobiert» zählt nicht.
•Monatsabschluss oder Lohnbuchhaltung mitverantwortet. Welche Software, ist zweitrangig — du musst merken, wenn eine Zahl nicht stimmen kann.
•Deutsch stilsicher, ohne Gegenlesen. Bewerberin, Versicherung und Lieferant in drei Tonlagen. Englisch für Lieferanten und Verträge.
•Eigenständig über die Woche. Bei 50 Prozent führt niemand deine Aufgabenliste.

Das hilft zusätzlich — Bedingung ist es nicht

•Erfahrung mit Bexio oder einer vergleichbaren Buchhaltungssoftware
•Du hast schon Anlässe für zehn bis zwanzig Personen organisiert
•Erfahrung mit Schweizer Sozialversicherungen (BVG, UVG/KTG) und der Zusammenarbeit mit einer Treuhandstelle
•Du hast selbst schon einen Agenten beauftragt oder eine Automatisierung eingerichtet — und sie danach angepasst, weil sie nicht tat, was du wolltest

Diese Stelle ist nichts für dich, wenn

Die Rolle klingt nach «Assistenz» und ist Betriebsführung.

•Du möchtest zugewiesene Aufgaben abarbeiten. Hier entscheidest du selbst, was diese Woche wichtig ist
•Du willst dich auf einen Bereich konzentrieren. Buchhaltung, HR, Events und IT-Lizenzen liegen alle bei dir
•Du gehst KI-Werkzeugen aus dem Weg. Agenten beauftragen und prüfen ist Teil der Arbeit
•Du suchst eine Rolle ohne Aussenkontakt. Nach aussen bist du die erste Stimme der Firma

Vergütung

•Basissalär von CHF 40'000 – 46'000 pro Jahr bei einem 50%-Pensum
•Firmenweiter Bonus, Bonusanteil durch Peer-Review

Arbeitsort und Präsenz

Unser Büro liegt in der Nähe des Zürcher Hauptbahnhofs. Regelmässige Präsenz im Büro ist uns wichtig. Den genauen Rhythmus — ob täglich halbtags oder an drei längeren Tagen — gestalten wir gemeinsam. Spontane Anpassungen oder Home-Office sind jederzeit möglich.

Unser Angebot

Wir bieten eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum in einem engagierten, unkomplizierten Team. Du arbeitest mit Technologien, die den kaufmännischen Arbeitsalltag gerade grundlegend verändern — und bist eine der Ersten, die das in der Praxis tut. Dazu gehören sehr gute Arbeitsbedingungen und vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten.

Was uns unterscheidet

Du folgst auf jemanden, der diese Rolle jahrelang geprägt hat. Es gibt eingespielte Abläufe, die funktionieren — und niemanden, der dir vorschreibt, dass sie so bleiben. Keine Ebene zwischen dir und der Geschäftsleitung. Deine Entscheidungen sieht am selben Tag die ganze Firma. Wir erproben KI-Werkzeuge zuerst am eigenen Betrieb. Deine Engineering-Kollegen bauen dir Agenten für deine Aufgaben — und was bei dir nicht funktioniert, verkaufen wir nicht.

Bewirb dich!

Jan — In einem engagierten Team mit erfahrenen Ingenieuren und sehr guten Arbeitsbedingungen bieten wir dir vielfältige Entwicklungsmöglichkeiten mitten in Zürich. Schick uns deine Bewerbung mit Lohnvorstellung und möglichem Arbeitsbeginn — Fragen vorab beantwortet Jan gerne.

hr@quatico.com +41 43 243 88 00